ファイルなしで報告資料を作る
明日会議があるのに、手元にファイルがありません。あるのは数字と、決めたいことです。誰が聞くか、何を決めるか、すでに持っている事実を書いてください。
報告資料を作り始める1. 誰が聞くか、何を決めるかを書く
ファイルがないときは、入力欄に会議の中身を書きます。誰が聞くか、何を決めるか、手元にある数字です。「第2四半期のオペレーションPPT」だけでは足りません。
今回は次のように書きました。中規模の電子機器商社のサプライチェーン担当VP向けに、12分の第2四半期オペレーション報告を作成してください。聴衆は社内の経営層であり、顧客ではありません。深圳の3PLを継続するか、第4四半期に入庫QCを内製に戻すかを決める必要があります。使う事実（これ以外のKPIは作らないでください）：入庫量は第2四半期184万台、第1四半期比+11%。入庫から在庫計上までの中央値は14.2時間（目標8時間）。破損率1.9%（第1四半期1.4%）。3PL請求額は第2四半期231万ドル、第1四半期196万ドル。6月8日パレット崩落47台、6月22日誤ラベル波で612台が誤ったDCへ。入庫QCの30%を内製する90日の並行運用を検討してほしい。製品紹介は書かない。意思決定のための報告にする。
準備ができたら、「アウトラインを生成」をクリックします。
2. 送信したら、このページは閉じない
進捗バーが出ます。終わるまで、このページを開いたままにしてください。終わると、スライドの作成が自動で始まります。
途中でこのページを閉じ、戻ってこないと、スライドができていないことがあります。その場合は、同じプロジェクトを開き直してください。
3. できあがったページを見る
この回の1枚目は、決めることでした。入庫リードタイム14.2時間（目標8時間）、破損率1.9%。あとに二つの事故のページが続きます。会議室に持っていく報告です。会社紹介ではありません。
合わないページがあれば、そのページだけ直してください。
4. 見出しが長いときは、短くしてもらう
見出しが段落のように長くなることがあります。そのページの「AI編集」に「タイトルを短く」と書いてください。資料全体を作り直す必要はありません。
5. PPTまたはPDFを書き出す
問題なければ、右上の「エクスポート」をクリックします。PowerPointで直すならPPTX、送るだけならPDFです。
製品紹介のように読めてしまったら
次を確認してください。
- テーマだけ書いて、誰が聞くか、何を決めるかを書いていない。
- 手元にない数字まで作らせている。
- 「未定」「要確認」と書いて、そのままスライドに残っている。
- 枚数を指定している。会議の長さを書く方がよいです。
四半期レポートがすでにファイルですか？
「PDFやWordからスライドを作る」、または「手元のPPTを直す」を見てください。このページは、まだファイルがない会議向けです。